Thư ký nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và cập nhật hồ sơ nhân sự trong một tổ chức. Những hồ sơ này bao gồm thông tin về thuyên chuyển và thăng chức, nghỉ phép và tích lũy của nhân viên, tiền lương, hưu bổng và thuế, trình độ chuyên môn và đào tạo. Sự chú ý của họ đến từng chi tiết và kỹ năng tổ chức đảm bảo rằng ban quản lý và nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận thông tin chính xác và cập nhật.

Mức độ kỹ năng chỉ định

Hầu hết các công việc trong nhóm đơn vị Thư ký Nhân sự đều yêu cầu trình độ kỹ năng tương xứng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm sau:

Tại Úc:

• Chứng chỉ AQF II hoặc III (Kỹ năng ANZSCO cấp 4)

Tại New Zealand:

• Chứng chỉ NZQF Cấp 2 hoặc 3 (Kỹ năng ANZSCO Cấp 4)

Điều quan trọng cần lưu ý là trong một số trường hợp, ít nhất một năm kinh nghiệm liên quan có thể thay thế cho bằng cấp chính thức được liệt kê ở trên. Ngoài ra, một số vai trò nhất định có thể yêu cầu đào tạo tại chỗ bên cạnh bằng cấp chính thức.

Nhiệm vụ bao gồm:

• Cập nhật thông tin về nghỉ phép đã thực hiện và tích lũy, lịch sử việc làm, tiền lương, hưu bổng và thuế, trình độ chuyên môn và đào tạo
• Nâng cao hồ sơ cho người lao động mới được bổ nhiệm và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
• Xử lý đơn xin việc, thăng chức và thông báo kết quả cho người nộp đơn
• Nhận và giải đáp các thắc mắc về quyền lợi và điều kiện làm việc
• Gửi thông báo tuyển dụng và kiểm tra việc làm
• Phát hành mẫu đơn xin việc
• Tổng hợp dữ liệu từ hồ sơ nhân sự và chuẩn bị báo cáo
• Lưu trữ và truy xuất hồ sơ, hồ sơ nhân sự theo yêu cầu

Nghề nghiệp: Thư ký Nhân sự (ANZSCO 599411)

Thư ký Nhân sự là nghề nghiệp cụ thể trong nhóm đơn vị Thư ký Nhân sự. Trách nhiệm chính của họ là duy trì và cập nhật hồ sơ nhân sự, đảm bảo tài liệu chính xác về việc thuyên chuyển, thăng chức, nghỉ phép, lương, hưu bổng, thuế, trình độ chuyên môn và đào tạo.

Tiêu đề thay thế:

• Thư ký văn phòng tuyển dụng
• Thư ký hồ sơ nhân sự
• Thư ký hồ sơ nhân sự

Những chức danh thay thế này thường được sử dụng thay thế cho Thư ký Nhân sự, đề cập đến vai trò tương tự trong việc duy trì và cập nhật hồ sơ nhân sự. Các chuyên ngành trong nghề này bao gồm Giám định tâm lý (Quân đội) và Thư ký phân công.